檔案數(shù)字化工作的實質(zhì)是如實轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化整理工作的實質(zhì)就是如實轉(zhuǎn)換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字，其中心就是將原始檔案拷貝至另一種載體形態(tài)之上，并保證內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不變，完整和安全，同時便于查找和利用。

檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實施應(yīng)以此為出發(fā)點。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個部分：一是建庫，二是實體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，實體整理是保證質(zhì)量的前提，過程管理是維護檔案安全與完整，明確責(zé)任的重要環(huán)節(jié)。

正確的態(tài)度和嚴肅性是檔案整理中不可或缺的

檔案具有政治性保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認真核對各項內(nèi)容，如拆除裝訂、實體檢查及數(shù)量清查等。其中的拆除裝訂工作，是提高數(shù)字化效率的關(guān)鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內(nèi)容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個條目對應(yīng)要素與實體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)立即糾正。

檔案整理的質(zhì)量由人員水平和管理人員決策共同決定

檔案整理工作的質(zhì)量會直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，盡可能的調(diào)動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責(zé)任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。