檔案信息存儲(chǔ)的作用是什么呢？

在檔案信息利用中，檔案數(shù)字化儲(chǔ)存發(fā)展是必然趨勢(shì)，同時(shí)在這個(gè)環(huán)節(jié)中要對(duì)查詢和利用的平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，這樣能夠更好的對(duì)網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)的信息進(jìn)行保證，同時(shí)也能夠保證人們?cè)谏詈凸ぷ髦袑?duì)網(wǎng)絡(luò)存在的信息進(jìn)行使用。網(wǎng)絡(luò)中存在的信息具有很好的共享性，這也是檔案信息存儲(chǔ)的重要價(jià)值和作用。在對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，對(duì)其隱私性也有要求，這樣才能更好保證信息的安全。

檔案存儲(chǔ)前的過程

采集:由圖像錄入工作站把檔案資料通過掃描儀或通過圖像采集平臺(tái)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的圖像數(shù)據(jù)，并對(duì)該檔案文檔進(jìn)行索引要素的錄入。

索引:可以在線保存多張檔案數(shù)據(jù)的原件圖像，如果希望眾多的文檔圖像在以后查詢時(shí)被快速、準(zhǔn)確的定位，就要為每一張采集到的圖像加上一個(gè)特定的'標(biāo)簽”，這個(gè)標(biāo)簽就是索引值。索引值可以是檔案名稱、發(fā)生日期等信息。索引值輸入成功就完成了索引。

核對(duì):當(dāng)用戶的應(yīng)用系統(tǒng)采用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中處理主機(jī)系統(tǒng)，檔案的要素?cái)?shù)據(jù)在其他系統(tǒng)已經(jīng)錄入過，并保存在主機(jī)中。在這種情況下，要求本系統(tǒng)中對(duì)同一張憑證所加的索引值，與主機(jī)中該憑證的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)格校核并確保一致。

檔案存儲(chǔ)的工作過程

存儲(chǔ) 經(jīng)索引和校對(duì)后的圖像信息，要存入中心數(shù)據(jù)庫。但在存儲(chǔ)之前必須進(jìn)行壓縮以限度的節(jié)約存儲(chǔ)空間。經(jīng)壓縮后的圖像數(shù)據(jù)終存入光盤庫。

查詢:需要查詢時(shí)，可以用多種方法來檢索，可以使用條件查詢或模糊查詢的方式，而不一定要知道憑證的全部要素。比如按名稱、按發(fā)生日期范圍檢索等。通過快速檢索技術(shù)，查詢工作站可以通過網(wǎng)絡(luò)同時(shí)檢索文檔圖像。如果在分館等下級(jí)單位，可以通過下發(fā)光盤或通過廣域網(wǎng)來進(jìn)行查詢。

輸出:文檔被檢索出來之后，可以自動(dòng)還原顯示在計(jì)算機(jī)的彩色顯示器上，并且還可以根據(jù)用戶的需要使用彩色打印機(jī)以 1:1 的比例把原始圖像還原打印輸出或使用傳真機(jī)把圖像傳真出去或是通過E-MAL 把圖像發(fā)送到終端。