隨著企業規模的擴大或轉變，對復印機功能和性能的需求也可能有所調整。比如以前對速度要求不大，能復印就行，而現在希望達到較高的復印速度;或者需要擴展網絡功能、掃描功能等。如果是租賃，只需與服務商協調換機就可以了，不必付出額外的費用。等等

當對復印機進行維護保養操作時，應首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃,然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置（充電、NP的AC消電電極、轉印、消電、預轉印、清潔電極等）、消電燈（曝光燈、預轉印燈、消電燈、像間/崐像邊緣消電燈等）等取出，再將定影器及紙盒等部件相繼拉出，后取感光鼓。

目前絕大多數復印機都裝有彩色液晶顯示面板，并設有卡紙等故障自檢功能，一旦機器某一部件失靈或損壞，都能以字母數字告訴操作者。比較常見的是故障代碼，如NP系列復印機的故障代碼為“E0~E8等，理光系列則以”U“加數字為代碼，這些代碼一出現分別表示印刷電路板，傳感器、開關、接插件等工作狀態異常，需要進行調整或更換。作為機器的使用者，見到這些故障代碼，應立即停機，關掉電源，請維修人員進行檢修。如果是自己修理，則必須找到與所使用機器型號相同的維修手冊或維修說明書，在書中查到故障代碼所表示的內容，再檢查相應的零部件、電路板或電子元件。

先關機切斷電源，避免引起進一步的故障。

打開復印紙傳輸通道，找到卡紙部位。

慢慢抽出卡紙，避免撕破紙張，注意細節，不要用力拉扯導致更多的故障。

將打開所有蓋子距離卡紙較近的蓋子打開，以便檢查。一旦卡紙已經被抽出，請檢查是否還可以找到小碎片。

關好蓋子，清理打印機內部。

測試打印機功能。確保打印機打印質量和速度都不會受到問題的影響。

降低維修費用傳統設備故障的發生，首先是內部員工先向經銷商報修故障，廠家再派技術人員上門檢查故障，如果遇到零部件故障，又要向廠家訂購零部件，維修周期較長，不僅影響企業的生產，而且還要支付一定的維修費用。影印機租賃服務，提供免費耗材、碳粉及上門維修，必要時還可免費提供備用機，大大縮短了維修時間，節省了維修費用。