檔案分類要注意詳細劃分來規避不利影響

檔案進行分類時，通常要求按照產品型號、設備型號、項目編號等進行子類的劃分，并根據子類進行整理組成案卷，但在具體整理工作中，時常出現部分文件無法歸屬于哪個具體的型號或項目的情況，或者文件與幾個型號或項目都存在著一定的關聯性，這會加大檔案組卷難度。檔案資料的利用價值，即使屬于同一產品、同一設備或同一項目也有所區別，同時也會影響檔案資料的保管期限，但在實際整理過程中，檔案組卷后，通常會將這些不同保管期限的檔案集中管理，并進行裝訂固化，不僅不利于后期檢索利用，同時也對后期檔案價值鑒定工作的有序開展造成阻礙。且在檔案整理工作中，檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位，而未對該卷的每份檔案信息逐一進行著錄，這樣會導致檔案信息內容不夠明確，對后期檔案信息的開發利用造成不利影響。

檔案整理主要內容是什么

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計還有提供利用的活動，包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

這幾項的劃分只是相對穩定，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次的小系統。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。

檔案案卷的加工整理和運籌方向

檔案案卷的加工整理內容: 案卷內文件編號，填寫卷內文件目錄和卷末備考表，卷內文件技術修整，填寫案卷封面，案卷裝封等; 確定各類內案卷的排列順序和案卷編號，編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是系統地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應根據不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點:零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎上，有規律地交錯結合而組成的;零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜，但如運籌得當，卻又可能擺脫材料由文書部門經檔案室到檔案館這種常規流程所造成的限制，而把整理工作程序組織的更為科學。